برگزاری وبینار موفق؛ راهنمای گامبهگام از برنامهریزی تا پیگیری
میخواهید وبیناری برگزار کنید که مخاطب بیاید و تا آخر بماند؟ این راهنما گامبهگام از انتخاب موضوع و تبلیغ تا نقشها، پرسش و پاسخ، ضبط، پیگیری و وبینار پولی همراهتان است.
برگزاری وبینار موفق به چهار چیز بستگی دارد: موضوعی مشخص برای مخاطبی مشخص، اطلاعرسانی بهموقع، اجرای منظم با نقشهای تقسیمشده و پیگیری بعد از رویداد. بیشتر وبینارهایی که کممخاطب یا خستهکننده میشوند، در یکی از همین مراحل کم گذاشتهاند، نه در کیفیت صدا و تصویر.
این راهنمای گامبهگام شما را از انتخاب موضوع تا ارسال فایل ضبطشده همراهی میکند. در هر مرحله هم گفتهایم آن کار را در زیروم، سامانهی ایرانی برگزاری وبینار و کلاس آنلاین، چطور انجام دهید.
گام اول: موضوع، مخاطب و هدف وبینار را مشخص کنید#
وبینار خوب یک مسئلهی مشخص را برای گروه مشخصی حل میکند. «آشنایی با بازاریابی دیجیتال» موضوع مبهمی است؛ «پنج اشتباه رایج در تبلیغات اینستاگرامی کسبوکارهای کوچک» مخاطب خودش را پیدا میکند. پیش از هر کاری به این پرسشها پاسخ دهید:
- مخاطب دقیقاً چه کسی است و چه سطحی از دانش دارد؟
- شرکتکننده در پایان وبینار چه چیزی یاد میگیرد یا چه کاری را میتواند انجام دهد؟
- بعد از وبینار از او چه میخواهید: ثبتنام در دوره، تماس با شما یا فقط آشنایی؟
- وبینار رایگان است یا پولی؟
برای مدت، ۴۵ تا ۶۰ دقیقه محتوا بهعلاوهی ۱۵ دقیقه پرسش و پاسخ انتخاب رایجی است. زمانی را انتخاب کنید که مخاطب شما واقعاً آزاد است؛ برای شاغلان، عصر روزهای کاری معمولاً بهتر از ساعت اداری است.
گام دوم: اتاق وبینار را آماده کنید#
- در صفحهی اصلی زیروم، در صورت تمایل نام نمایشی خود را بنویسید و «ایجاد اتاق» را بزنید. ثبتنام و نصب نرمافزار لازم نیست و شرکتکنندگان هم با مرورگر وارد میشوند.
- در «تنظیمات اتاق» یک «نام اتاق» بگذارید و اگر لینک خوانا میخواهید، «لینک اتاق (نامک)» را مثلاً webinar-marketing تعیین کنید.
- نوع کلاس را انتخاب کنید: «کلاس عمومی» برای وبینار آزاد، «کلاس خصوصی» برای فهرست مشخصی از شماره موبایلها، یا «کلاس ویژه» برای وبینار پولی. در صورت نیاز رمز هم بگذارید.
- تعداد شرکتکنندگان احتمالی را با ظرفیت اتاق مقایسه کنید. پلن رایگان برای جمعهای کوچک و متوسط مناسب است و برای وبینار بزرگتر میتوانید ظرفیت را برای روز برگزاری از «تنظیمات اتاق» افزایش دهید؛ پلنها در تعرفههای زیروم آمده است.
- «نقش پیشفرض اعضای جدید» را روی «عضو» نگه دارید تا مخاطبان فقط چت کنند و دست بلند کنند و میکروفون یا دوربینی ناخواسته روشن نشود.
نکته: اگر اتاق پر شود، افراد جدید پیام «کلاس پر است» را میبینند و در صف انتظار خودکار میمانند و به محض خالی شدن یک جا وارد میشوند. شما هم از منتظر بودن آنها باخبر میشوید و میتوانید همان لحظه ظرفیت را افزایش دهید.
گام سوم: وبینار را تبلیغ کنید و مخاطبان را دعوت کنید#
یک متن معرفی کوتاه بنویسید که عنوان، فایدهی اصلی برای مخاطب، معرفی سخنران، زمان دقیق و لینک ورود را داشته باشد. سپس:
- لینک را در کانالها، گروهها، ایمیل و شبکههای اجتماعی خود منتشر کنید.
- از کد QR پنجرهی «اشتراکگذاری اتاق» روی پوستر یا اسلاید معرفی استفاده کنید.
- اگر مخاطبانتان در ایتا هستند، لینک مخصوص ایتا را بفرستید.
- یک روز قبل و یک ساعت قبل از شروع یادآوری بفرستید و بنویسید که نصب هیچ برنامهای لازم نیست.
گام چهارم: نقشها را تقسیم کنید؛ سخنران، مجری و پشتیبان#
سخنرانی که همزمان باید ارائه بدهد، چت را بخواند، مزاحم را بیرون کند و سؤالها را جمع کند، از هیچکدام درست برنمیآید. در وبینار حرفهای هر نقش صاحب مشخصی دارد و در زیروم هر کدام با یکی از نقشهای اتاق منطبق میشود:
| نقش در وبینار | نقش در زیروم | کارهای اصلی |
|---|---|---|
| برگزارکننده | «مالک» | رمز و قفل اتاق، افزایش ظرفیت، ضبط، تعیین مدیران |
| مجری و ناظر | «مدیر» | تغییر نقشها، اخراج مزاحم، روشن و خاموش کردن چت، تنظیمات اتاق |
| سخنران یا مهمان | «مشارکتکننده» | میکروفون، دوربین، اشتراکگذاری صفحه و فایل |
| مخاطبان | «عضو» | چت و دست بلند کردن |
سخنران مهمان را پیش از شروع از پنل «اعضا» به «مشارکتکننده» ارتقا دهید. اگر میخواهید مجری ضبط را هم کنترل کند، دسترسی «کنترل ضبط» را به او بدهید. توضیح کامل را در راهنمای نقشها و دسترسیها بخوانید.
گام پنجم: وبینار را با برنامهی زمانی دقیق اجرا کنید#
یک برنامهی زمانی دقیقهبهدقیقه بنویسید و پیش از رویداد با سخنران و مجری مرور کنید. نمونهای برای یک وبینار یکساعته:
- ۳۰ دقیقه قبل: ورود تیم، بررسی صدا و تصویر و اجرای آزمایشی اسلایدها.
- ۱۰ دقیقه قبل: باز بودن اتاق با یک اسلاید خوشآمد که قوانین را نشان میدهد.
- دقیقهی ۰ تا ۵: خوشآمد مجری، معرفی سخنران و توضیح نحوهی پرسیدن سؤال.
- دقیقهی ۵ تا ۴۵: ارائهی اصلی با اسلاید PDF، اشتراک صفحه یا تخته؛ با یک یا دو مکث کوتاه برای پاسخ یککلمهای در چت.
- دقیقهی ۴۵ تا ۵۵: پرسش و پاسخ.
- دقیقهی ۵۵ تا ۶۰: جمعبندی، دعوت به اقدام بعدی و خداحافظی.
مدیریت پرسش و پاسخ با چت و دست بلند کردن#
از مخاطبان بخواهید سؤالهایشان را در طول ارائه در چت بنویسند. مجری سؤالها را دستهبندی میکند و در بخش پرسش و پاسخ برای سخنران میخواند. اگر کسی میخواهد سؤالش را با صدای خودش بپرسد، «دست بلند کردن» را بزند؛ مجری او را موقتاً «مشارکتکننده» میکند و پس از سؤال به «عضو» برمیگرداند. ناظر هوش مصنوعی زیروم هم با تحلیل چت هشدار میدهد اگر چند نفر از قطع صدا یا تصویر گزارش دهند یا سردرگم به نظر برسند.
هشدار: در وبینار عمومی همیشه احتمال ورود مزاحم هست. مجری باید بداند چطور یک نفر را «اخراج از اتاق» کند؛ فرد اخراجشده تا مدتی نمیتواند دوباره وارد شود. برای آمادگی کامل راهنمای امنیت کلاس آنلاین را بخوانید.
گام ششم: ضبط کنید و پس از وبینار پیگیری کنید#
بخش بزرگی از ثبتنامکنندگان در زمان پخش زنده حاضر نمیشوند؛ فایل ضبطشده برای آنها فرصت دوم است. در زیروم مالک، یا مدیری که اجازهی «کنترل ضبط» دارد، با یک دکمه ضبط را شروع میکند. خروجی ویدیوی MP4 با کیفیت 1080p است که دوربینها، اشتراک صفحه، تخته، اسلایدها، چت و فهرست شرکتکنندگان را نشان میدهد و فصلبندی خودکار و «متن گفتگو» هم دارد. هزینه از کیف پول مالک کسر میشود و فایلها ۳۰ روز نگهداری میشوند. جزئیات در راهنمای ضبط کلاس آنلاین آمده است.
- فایل ضبط را دانلود کنید و ظرف ۲۴ ساعت برای همهی ثبتنامکنندگان بفرستید.
- گزارش «حضور و غیاب» را با خروجی CSV بگیرید تا ببینید چه کسانی و چه مدت حاضر بودهاند و پیام پیگیری را بر همین اساس تنظیم کنید.
- یک پیام تشکر همراه با اسلایدها، پاسخ سؤالهای بیجواب مانده و قدم بعدی (دوره، مشاوره یا وبینار بعدی) بفرستید.
- با یک فرم کوتاه از مخاطبان نظر بخواهید و نکتهها را برای وبینار بعدی یادداشت کنید.
وبینار پولی با «کلاس ویژه»#
اگر محتوای شما ارزش پرداخت دارد، میتوانید وبینار را پولی برگزار کنید. پس از ورود با شماره موبایل، در پنجرهی «نوع کلاس» گزینهی «کلاس ویژه (پولی)» را انتخاب کنید، «حق ورودی» را تعیین کنید و تاریخی را مشخص کنید که پرداخت تا آن زمان اجازهی ورود میدهد. شرکتکنندگان با شماره موبایل وارد میشوند و حق ورودی را میپردازند. مبلغ به کیف پول شما واریز میشود و زیروم سهمی از آن برمیدارد؛ باقی را میتوانید به حساب بانکی برداشت کنید. شما و مدیران کلاس همیشه بدون پرداخت اجازهی ورود دارید. مقایسهی کامل انواع کلاس را در راهنمای کلاس عمومی، خصوصی و ویژه ببینید.
برای شروع لازم نیست منتظر یک رویداد بزرگ بمانید. میتوانید همین حالا در زیروم یک اتاق وبینار بسازید، اجرای آزمایشی را با تیمتان انجام دهید و اولین وبینار را با همین گامها برگزار کنید.
پرسشهای متداول#
وبینار چه تفاوتی با کلاس آنلاین دارد؟
وبینار معمولاً یک رویداد تکجلسهای با مخاطبان بیشتر است که بیشتر آن را سخنران ارائه میدهد و مخاطبان با چت و پرسش و پاسخ مشارکت میکنند. کلاس آنلاین معمولاً دورهای، کمجمعیتتر و تعاملیتر است.
بهترین مدت زمان برای وبینار چقدر است؟
بیشتر وبینارها ۴۵ تا ۶۰ دقیقه محتوا و حدود ۱۵ دقیقه پرسش و پاسخ دارند. از این طولانیتر، معمولاً تمرکز مخاطب افت میکند.
اگر تعداد شرکتکنندگان وبینار از ظرفیت بیشتر شود چه میشود؟
در زیروم افراد اضافه در صف انتظار خودکار میمانند و به محض خالی شدن جا وارد میشوند. مالک میتواند همان لحظه یا از قبل ظرفیت اتاق را برای چند روز افزایش دهد.
آیا میتوان برای وبینار ورودیه دریافت کرد؟
بله. با انتخاب «کلاس ویژه»، شرکتکنندگان پیش از ورود حق ورودی میپردازند و مبلغ پس از کسر سهم زیروم به کیف پول شما واریز میشود و قابل برداشت است.
آمادهاید کلاس آنلاین خودتان را برگزار کنید؟
با زیروم بدون ثبتنام و نصب نرمافزار، اتاق بسازید و لینکش را برای شرکتکنندگان بفرستید. نسخهی رایگان برای کلاسهای کوچک و متوسط کافی است.
دیدگاهها ۰
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است؛ نخستین نفر باشید.